Processing of supplier orders and invoices
NaTran puts into effect the provisions of the law on modernized business practices in regard to payment terms and conditions, payment deadlines, and dematerialised invoices.
Mise à disposition de deux plateformes digitalisées
Afin de fonctionner de façon transparente avec nos fournisseurs et de garantir la fluidité du processus, NaTran a digitalisé son circuit achats et pour cela met à disposition 2 plateformes :
- SAP Ariba pour le suivi des consultations
- Sy by Cegedym pour le dépôt des factures
How NaTran meets its legal obligations
Avant de participer au processus achat, pour certains segments (matériels, travaux), un fournisseur doit être « validé » afin de vérifier que sa proposition technique est conforme aux attendus et spécifications de NaTran. Seront aussi vérifiés la qualité de son fonctionnement et de sa documentation ainsi que l’adéquation de ses prix et délais au vu des besoins NaTran.
2 niveaux sont prévus dans ce processus :
- La qualification qui est le niveau le plus poussé dans la validation technique et documentaire
- L’autorisation d’emploi qui est un process un peu plus léger sans pour autant délaisser les objectifs de la certification
Les achats de NaTran sont ainsi sécurisés, en proposant un panel de fournisseurs fiables et compétents. Un fournisseur devra obtenir son certificat de qualification ou d’autorisation d’emploi avant de pouvoir participer à une consultation.
Qui est concerné ?
Tout matériel participant au confinement du gaz est concerné. De même pour les travaux visant à construire, modifier, contrôler le réseau de NaTran.
Voici quelques exemples :
- Vannes de régulation, clapets anti-retour, actionneurs
- Appareils chaudronnés (gares, filtres, etc.), raccords forgés ou flexibles, cintres
- Compteurs, transmetteurs de pression, analyseurs THT, régulateurs
- Matériels de réparation (OPC ou hors OPC)
- Travaux de tuyauterie, poste de livraison, pose de canalisations, raccordement, CND
La qualification des tubes, robinets, pièces de formes et brides est gérée par notre filiale C4Gas.
Les étapes
Comment s’entretient une qualification ou une autorisation d’emploi ?
Le certificat est valable pour une durée de 4 ans. À l’issu de cette période, la prorogation sera conditionnée par le retour d’expérience (REX) technique, par la relation entretenue avec le fournisseur au cours des 4 années écoulées, ainsi que par la mise à jour de son dossier technique.
La prorogation pourra, le cas échéant, être accordée pour une durée réduite, notamment si NaTran estime que des améliorations sont attendues de la part du fournisseur ou si un audit complémentaire est nécessaire.
Enfin, une suspension ou une abrogation peuvent être décidées selon les circonstances.
Dans tous les cas, le fournisseur sera informé des décisions prises par NaTran et chacun veillera à maintenir un dialogue constructif afin de rétablir des relations saines et pérennes.
NaTran is digitalizing its purchasing process by partnering with SAP Ariba.
SAP Business Network is a collaborative web platform where relationships between NaTran buyers and suppliers are facilitated.
The platform allows you to receive calls for tenders from NaTran, to submit commercial and technical proposals and to confirm the purchase orders issued by NaTran.
You can open a free standard account on SAP Business Network to carry out your transactions with NaTran: establish a contract and receive an order with no limit on the number of documents.
To participate in an eco-responsible approach, NaTran provides its suppliers with the SY by Cegedim portal free of charge for the dematerialization of its invoices and the traceability of its processes.
Each supplier has a personalized space.
For new suppliers:
You will automatically receive a NaTran login and password by email via the SY by Cegedim Platform.
>>> SY by Cegedim Portal for Invoice Submission (PDF document)
For suppliers already registered on the portal:
Your invoice must include your NaTran order number and your bank details, if applicable.
Two possibilities for removal:
>>> SY by Cegedim Portal for Invoice Submission (PDF document)
In accordance with the Law on Modernized Business Practices (LME) of 4 August, NaTran undertakes to pay its suppliers’ invoices by bank transfer within 60 days in certain cases (e.g. transport) from their date of issue.
SY by CEGEDIM Portal - connection and tutorials
La relation fournisseurs
Le retour d’expérience (REX)
Chaque année et pour chaque fournisseur, un REX est établi sur la base des retours des bénéficiaires NaTran. Un tel REX tient compte des relations commerciales entretenues avec vous, de vos résultats en termes de sécurité, de la qualité de la prestation / du matériel, du respect du prescrit NaTran, du délai de fourniture.
Ce REX est la base de la décision pour la reconduction d’une qualification ou d’une autorisation d’emploi et de manière plus générale de la décision de vous maintenir dans la liste de nos fournisseurs reconnus.
Un REX peut aboutir à une alerte et à la mise en place d’un plan d’action avec le fournisseur afin d’améliorer les points qui le nécessitent.
La revue fournisseur
La revue fournisseur, appelée Business Review (BR), est un rendez-vous généralement annuel permettant une rencontre entre les différents acteurs NaTran et un fournisseur. C’est l’occasion d’échanger sur les prestations réalisées, sur ce qui s’est bien passé ou nécessite de l’amélioration (dans un sens comme dans l’autre), ou sur tout autre sujet, au besoin.
La mise en place d’une revue fournisseur est en général à la main de l’acheteur référent NaTran mais peut être à votre demande. Dans certains cas, un manager de l’activité Achats NaTran peut être présent.