Les étapes du circuit achat chez NaTran
Mise à disposition de deux plateformes digitalisées
Afin de fonctionner de façon transparente avec nos fournisseurs et de garantir la fluidité du processus, NaTran a digitalisé son circuit achats et pour cela met à disposition 2 plateformes :
- SAP Ariba pour le suivi des consultations
- Sy by Cegedym pour le dépôt des factures
Le process achats chez NaTran
Avant de participer au processus achat, pour certains segments (matériels, travaux), un fournisseur doit être « validé » afin de vérifier que sa proposition technique est conforme aux attendus et spécifications de NaTran. Seront aussi vérifiés la qualité de son fonctionnement et de sa documentation ainsi que l’adéquation de ses prix et délais au vu des besoins NaTran.
2 niveaux sont prévus dans ce processus :
- La qualification qui est le niveau le plus poussé dans la validation technique et documentaire
- L’autorisation d’emploi qui est un process un peu plus léger sans pour autant délaisser les objectifs de la certification
Les achats de NaTran sont ainsi sécurisés, en proposant un panel de fournisseurs fiables et compétents. Un fournisseur devra obtenir son certificat de qualification ou d’autorisation d’emploi avant de pouvoir participer à une consultation.
Qui est concerné ?
Tout matériel participant au confinement du gaz est concerné. De même pour les travaux visant à construire, modifier, contrôler le réseau de NaTran.
Voici quelques exemples :
- Vannes de régulation, clapets anti-retour, actionneurs
- Appareils chaudronnés (gares, filtres, etc.), raccords forgés ou flexibles, cintres
- Compteurs, transmetteurs de pression, analyseurs THT, régulateurs
- Matériels de réparation (OPC ou hors OPC)
- Travaux de tuyauterie, poste de livraison, pose de canalisations, raccordement, CND
La qualification des tubes, robinets, pièces de formes et brides est gérée par notre filiale C4Gas.
Les étapes
Comment s’entretient une qualification ou une autorisation d’emploi ?
Le certificat est valable pour une durée de 4 ans. À l’issu de cette période, la prorogation sera conditionnée par le retour d’expérience (REX) technique, par la relation entretenue avec le fournisseur au cours des 4 années écoulées, ainsi que par la mise à jour de son dossier technique.
La prorogation pourra, le cas échéant, être accordée pour une durée réduite, notamment si NaTran estime que des améliorations sont attendues de la part du fournisseur ou si un audit complémentaire est nécessaire.
Enfin, une suspension ou une abrogation peuvent être décidées selon les circonstances.
Dans tous les cas, le fournisseur sera informé des décisions prises par NaTran et chacun veillera à maintenir un dialogue constructif afin de rétablir des relations saines et pérennes.
L’acte d’achat se construit en plusieurs étapes :
- La consultation qui aboutit sur une attribution du ou des fournisseurs retenus
- La commande
- La facturation
Une plateforme pour les interactions entre NaTran et ses fournisseurs : SAP Ariba.
Dans la cadre de la digitalisation de ses processus achats, NaTran vous invite à rejoindre la plateforme collaborative SAP Business Network. L’ouverture d’un compte standard est gratuite et vous permet d’effectuer l’ensemble de vos transactions avec NaTran, notamment :
- Accéder facilement aux appels d’offres de NaTran,
- Soumettre vos propositions commerciales et techniques en quelques cils,
- Recevoir vos bons de commande et les confirmer en toute simplicité.
Cette solution vous offre un cadre sécurisé et structuré pour collaborer efficacement avec les équipes achats de NaTran.
Pour vous accompagner dans l'utilisation de SAP Business Network, nous mettons à votre disposition une série de modes opératoires :
- Kit d’embarquement des fournisseurs : explicatif général pour rejoindre rapidement le réseau NaTran sur SAP Ariba.
- Inscription et création de votre compte : procédure spécifique s’inscrire et créer un compte
- Modification d’un compte ou du profil : procédures spécifiques pour modifier un compte standard ou le profil d’une entreprise (nom et/ou adresse)
- Gestion des rôles utilisateur et administrateur : procédure pour mettre à jour une adresse mail, changer l’administrateur d’un compte ou contacter l’assistance.
La pateforme Aprovall (ex e-attestation)
Conformément aux dispositions du Code du Travail, le maître d’ouvrage, en l’occurrence NaTran, est tenu de vérifier l’authenticité et la sincérité des documents légaux transmis par ses fournisseurs, et ce, quel que soit le domaine d’intervention (prestation de service, fourniture de matériel ou autres).
À ce titre, NaTran ne pourra conclure aucun contrat ou commande avec un fournisseur dont les documents légaux n’auront pas été préalablement contrôlés.
Afin de faciliter cette démarche, la plateforme Aprovall (ex e-attestation) est mise à votre disposition gratuitement. Il vous appartient d’y déposer les documents requis et d’en assurer la mise à jour tous les six mois.
Cette procédure est indispensable pour garantir la conformité réglementaire et sécuriser les relations contractuelles.
Pour les fournisseurs établis en France, les documents à fournir sont les suivants :
- Justificatif d’immatriculation (extrait Kbis, …) datant de moins de 6 mois
- Attestation de fourniture de déclarations sociales et de paiement des cotisations sociales (« Attestation de Vigilance » de l’URSSAF, MSA, etc.), datant de moins de 6 mois
- Liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail.
- En complément (couverture du risque financier)
- Attestation fiscale, datant de moins de 6 mois
- Attestation d’assurance Responsabilité Civile Professionnelle en cours de validité
Pour les fournisseurs établis ou domiciliés à l’étranger, les documents à fournir sont les suivants :
- Certificat d’immatriculation
- Attestation de paiement des cotisations sociales
De plus, si vous êtes attributaire d’un marché, vous devrez impérativement signer le contrat.
Documentation utile (format PDF)
Les commandes établies par NaTran vous sont transmises via SAP Business Network.
L’ouverture d’un compte standard est gratuite et vous permet d’effectuer l’ensemble de vos transactions avec NaTran, notamment :
- Accéder facilement aux appels d’offres de NaTran,
- Soumettre vos propositions commerciales et techniques en quelques cils,
- Recevoir vos bons de commande et les confirmer en toute simplicité.
Cette solution vous offre un cadre sécurisé et structuré pour collaborer efficacement avec les équipes achats de NaTran.
Pour vous accompagner dans l'utilisation de SAP Business Network, nous mettons à votre disposition une série de modes opératoires :
- Kit d’embarquement des fournisseurs : explicatif général pour rejoindre rapidement le réseau NaTran sur SAP Ariba.
- Inscription et création de votre compte : procédure spécifique s’inscrire et créer un compte
- Modification d’un compte ou du profil : procédures spécifiques pour modifier un compte standard ou le profil d’une entreprise (nom et/ou adresse)
- Gestion des rôles utilisateur et administrateur : procédure pour mettre à jour une adresse mail, changer l’administrateur d’un compte ou contacter.
Cette procédure vous accompagne dans la prise en main de cette fonctionnalité :
NaTran s’engage à régler les factures de ses fournisseurs par virement, à 60 jours à partir de leur date d’émission, conformément à la L.M.E (Loi de Modernisation de l’Économie du 4 août 2008).
Trois options sont disponibles pour transmettre vos factures à NaTran :
- Dépôt de la facture sur Sy by CEGEDIM
- Dépôt de la facture PDF
- Envoi de la facture papier (l’envoi papier tend à disparaitre et allonge la chaine de traitement et donc de paiement, préférez donc les options 1 et 2 !)
L’envoi papier tend à disparaitre et allonge la chaine de traitement (et donc de paiement), préférez donc les cas 1 et 2 !
Un portail uniquement pour la dépose des factures dématérialisées
Pour participer à une démarche écoresponsable, NaTran met gratuitement à disposition de ses fournisseurs le portail SY by Cegedim pour la dématérialisation de ses factures et la traçabilité de ses processus.
Chaque fournisseur dispose d’un espace personnalisé.
Pour les nouveaux fournisseurs :
Vous recevez automatiquement un login et un mot de passe NaTran par mail via la Plateforme SY by Cegedim.
>>> Portail SY by Cegedim pour la dépose des factures (document PDF)
Pour les fournisseurs déjà inscrits sur le portail :
Votre facture doit obligatoirement mentionner le cas échéant numéro de commande NaTran et vos coordonnées bancaires.
Deux possibilités pour la dépose :
- Déposer votre facture sur le portail : une fois la facture dématérialisée déposée sur le portail SY, celle-ci est immédiatement prise en charge. Son traitement est sécurisé, plus rapide et peut être suivi 24h/24.
- Envoyer votre facture PDF par mail
>>> Portail SY by Cegedim pour la dépose des factures (document PDF)
Portail SY by CEGEDIM - connexion et tutoriels
La relation fournisseurs
Le retour d’expérience (REX)
Chaque année et pour chaque fournisseur, un REX est établi sur la base des retours des bénéficiaires NaTran. Un tel REX tient compte des relations commerciales entretenues avec vous, de vos résultats en termes de sécurité, de la qualité de la prestation / du matériel, du respect du prescrit NaTran, du délai de fourniture.
Ce REX est la base de la décision pour la reconduction d’une qualification ou d’une autorisation d’emploi et de manière plus générale de la décision de vous maintenir dans la liste de nos fournisseurs reconnus.
Un REX peut aboutir à une alerte et à la mise en place d’un plan d’action avec le fournisseur afin d’améliorer les points qui le nécessitent.
La revue fournisseur
La revue fournisseur, appelée Business Review (BR), est un rendez-vous généralement annuel permettant une rencontre entre les différents acteurs NaTran et un fournisseur. C’est l’occasion d’échanger sur les prestations réalisées, sur ce qui s’est bien passé ou nécessite de l’amélioration (dans un sens comme dans l’autre), ou sur tout autre sujet, au besoin.
La mise en place d’une revue fournisseur est en général à la main de l’acheteur référent NaTran mais peut être à votre demande. Dans certains cas, un manager de l’activité Achats NaTran peut être présent.